ISO 9001 คือมาตรฐานสากลสำหรับระบบการจัดการคุณภาพ (Quality Management System หรือ QMS) ที่องค์กรใช้เพื่อสร้างความมั่นใจว่าสินค้าและบริการที่จัดทำมีคุณภาพตามข้อกำหนดและความพึงพอใจของลูกค้า โดยมีข้อกำหนดที่องค์กรต้องปฏิบัติตามเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
หลักการสำคัญของ ISO 9001
1. การมุ่งเน้นที่ลูกค้า
องค์กรต้องเข้าใจความต้องการของลูกค้า
และทำให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ส่งมอบตรงตามความคาดหวัง
การมุ่งเน้นที่ลูกค้า เป็นหลักการสำคัญของมาตรฐาน ISO 9001 ที่เน้นให้องค์กรใส่ใจความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหัวใจหลักของการดำเนินงาน
โดยการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและพยายามเกินความคาดหวังของพวกเขา
แนวทางในการมุ่งเน้นที่ลูกค้า
· การทำความเข้าใจลูกค้า
องค์กรต้องเข้าใจความต้องการของลูกค้าทั้งในปัจจุบันและอนาคต
รวมถึงการศึกษาความคาดหวังและความต้องการเฉพาะที่ลูกค้ามีต่อสินค้าและบริการ
· การวัดความพึงพอใจของลูกค้า
องค์กรต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและวัดระดับความพึงพอใจของลูกค้า
เพื่อนำผลลัพธ์มาปรับปรุงกระบวนการหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ตรงตามความต้องการมากขึ้น
· การให้ความสำคัญกับข้อเสนอแนะของลูกค้า
การรับฟังข้อเสนอแนะ ข้อร้องเรียน
และความคิดเห็นจากลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการได้ดีขึ้น
· การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า
การตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าอย่างรวดเร็ว การให้บริการที่ดี
และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
เป็นวิธีในการเพิ่มความพึงพอใจและสร้างความภักดี
· การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อความพึงพอใจของลูกค้า
องค์กรต้องมีการประเมินผลและพัฒนากระบวนการภายใน
เพื่อทำให้มั่นใจว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสม่ำเสมอ
2. ความเป็นผู้นำ
ผู้บริหารระดับสูงต้องมีบทบาทในการสนับสนุนและรับผิดชอบต่อการดำเนินงานตามระบบ
ISO 9001 โดยต้องจัดสรรทรัพยากรและส่งเสริมการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
ความเป็นผู้นำ เป็นอีกหนึ่งหลักการสำคัญของ
ISO
9001 ที่เน้นให้ผู้นำหรือผู้บริหารระดับสูงขององค์กรมีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมและสนับสนุนการจัดการคุณภาพ
โดยผู้นำต้องเป็นผู้รับผิดชอบในการนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จผ่านการกำหนดทิศทางและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
แนวทางในการแสดงความเป็นผู้นำ
·
การกำหนดวิสัยทัศน์และทิศทาง
ผู้นำต้องมีความชัดเจนในการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และนโยบายคุณภาพ
เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจทิศทางและเป้าหมายขององค์กร
·
การสร้างความร่วมมือภายในองค์กร
ผู้นำต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมความร่วมมือ การมีส่วนร่วม
และการสื่อสารที่เปิดเผยในทุกระดับชั้น
เพื่อให้เกิดการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
·
การจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอ
ผู้นำต้องมั่นใจว่าองค์กรมีทรัพยากรที่เพียงพอ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากร
งบประมาณ หรือเทคโนโลยี เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผนและเป้าหมาย
·
การสนับสนุนการพัฒนาและปรับปรุง
ผู้นำต้องสนับสนุนการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
โดยการมองหาโอกาสในการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กรและส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน
·
การรับผิดชอบต่อระบบการจัดการคุณภาพ
ผู้บริหารระดับสูงต้องรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของระบบการจัดการคุณภาพ (QMS)
และติดตามประสิทธิภาพของระบบเพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการที่ตรงตามข้อกำหนดและความพึงพอใจของลูกค้า
·
การเป็นแบบอย่างที่ดี
ผู้นำต้องแสดงออกถึงพฤติกรรมและค่านิยมที่ต้องการเห็นในองค์กร
โดยทำให้พนักงานเห็นตัวอย่างที่ดีในการปฏิบัติตามนโยบายคุณภาพและกระบวนการต่างๆ
3. การจัดการตามกระบวนการ
มาตรฐานนี้สนับสนุนการจัดการทุกขั้นตอนขององค์กรเป็นกระบวนการที่เชื่อมต่อกัน
เพื่อให้สามารถควบคุมและพัฒนาประสิทธิภาพของแต่ละกระบวนการได้อย่างเหมาะสม
การจัดการตามกระบวนการ เป็นหลักการสำคัญของ
ISO
9001 ที่มุ่งเน้นให้ทุกกิจกรรมและขั้นตอนในองค์กรถูกมองและจัดการในลักษณะของ
"กระบวนการ"
โดยกระบวนการแต่ละส่วนจะต้องเชื่อมต่อและสนับสนุนกันอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
แนวทางการจัดการตามกระบวนการ
·
การระบุและนิยามกระบวนการ
องค์กรต้องระบุและนิยามกระบวนการต่างๆ ที่สำคัญในการผลิตสินค้า
หรือการให้บริการ เช่น กระบวนการจัดซื้อ กระบวนการผลิต และกระบวนการจัดส่ง
·
การจัดลำดับความสำคัญของกระบวนการ
การเข้าใจว่ากระบวนการใดมีความสำคัญและมีผลกระทบมากที่สุดต่อคุณภาพสินค้าและบริการ
ช่วยให้องค์กรสามารถโฟกัสการปรับปรุงในจุดที่จำเป็น
·
การบูรณาการระหว่างกระบวนการ
กระบวนการภายในองค์กรต้องเชื่อมโยงและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่น
ไม่มีความล่าช้าหรือความผิดพลาดในการส่งต่อข้อมูลหรือสินค้า
·
การตรวจสอบและวัดผลกระบวนการ
องค์กรต้องติดตาม ตรวจสอบ
และวัดผลการทำงานของแต่ละกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ
เพื่อให้สามารถประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการนั้นๆ
·
การใช้ทรัพยากรให้เหมาะสม
การจัดการตามกระบวนการต้องมีการใช้ทรัพยากรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นแรงงาน
วัสดุ หรือเวลา อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดโดยใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า
·
การระบุความเสี่ยงและโอกาสในการปรับปรุง
กระบวนการใดที่มีความเสี่ยงต่อการสร้างความผิดพลาด
องค์กรควรมีแผนการแก้ไขหรือป้องกันล่วงหน้า
รวมถึงการมองหาโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
·
การปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
การจัดการตามกระบวนการยังมุ่งเน้นให้เกิดการปรับปรุงและพัฒนาอย่างสม่ำเสมอ
โดยการใช้ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบและวัดผลมาเป็นพื้นฐานในการพัฒนา
4. การคิดตามความเสี่ยง
ISO 9001 2015 มุ่งเน้นการระบุความเสี่ยงและโอกาสในการดำเนินงาน
โดยต้องมีการวางแผนเพื่อจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
การคิดตามความเสี่ยง เป็นหลักการสำคัญของ
ISO
9001 ที่เน้นให้การบริหารจัดการในองค์กรมีการพิจารณาความเสี่ยงและโอกาสที่อาจเกิดขึ้นในทุกกระบวนการ
เพื่อลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์
รวมถึงการใช้โอกาสให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แนวทางการคิดตามความเสี่ยง
·
การระบุความเสี่ยงและโอกาส
องค์กรต้องเริ่มจากการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการ
ไม่ว่าจะเป็นความเสี่ยงด้านคุณภาพ การดำเนินงาน หรือความเสี่ยงทางการเงิน
รวมถึงโอกาสที่จะพัฒนาหรือปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้น
·
การประเมินความเสี่ยง
หลังจากระบุความเสี่ยงแล้ว องค์กรควรประเมินระดับความเสี่ยง
โดยพิจารณาผลกระทบและโอกาสในการเกิดขึ้นของความเสี่ยงนั้นๆ
เพื่อจัดลำดับความสำคัญในการจัดการ
·
การวางแผนจัดการความเสี่ยง
องค์กรควรมีแผนในการป้องกันและลดผลกระทบจากความเสี่ยงที่เกิดขึ้น
โดยการปรับปรุงกระบวนการ สร้างมาตรการควบคุม
หรือมีแผนการรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด
·
การติดตามความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
การคิดตามความเสี่ยงไม่ใช่เรื่องที่ทำเพียงครั้งเดียว
แต่ต้องมีการติดตามและประเมินความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง
เพราะสถานการณ์และเงื่อนไขภายในและภายนอกองค์กรสามารถเปลี่ยนแปลงได้
·
การใช้โอกาสเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
นอกจากการจัดการความเสี่ยงแล้ว องค์กรยังต้องมองหาโอกาสในการพัฒนา
เช่น การนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
หรือการขยายตลาดใหม่เพื่อสร้างรายได้เพิ่มเติม
·
การสร้างวัฒนธรรมการคิดตามความเสี่ยง
องค์กรควรปลูกฝังวัฒนธรรมการคิดตามความเสี่ยงให้กับพนักงานในทุกระดับ
โดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการระบุและจัดการความเสี่ยงในงานที่รับผิดชอบ
·
การปรับปรุงตามผลลัพธ์ที่ได้
จากการประเมินและจัดการความเสี่ยง
องค์กรสามารถนำผลลัพธ์ที่ได้มาปรับปรุงกระบวนการภายใน
เพื่อป้องกันปัญหาและพัฒนาคุณภาพของการดำเนินงาน
5. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
องค์กรต้องมุ่งเน้นการปรับปรุงกระบวนการและผลลัพธ์อย่างต่อเนื่อง
เพื่อลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นหลักการสำคัญของ
ISO
9001 ที่มุ่งเน้นให้องค์กรมีการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ
โดยไม่หยุดอยู่ที่ความสำเร็จในปัจจุบัน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพ
และความพึงพอใจของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง
แนวทางการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
·
การตรวจสอบและวัดผล
องค์กรควรมีระบบตรวจสอบและวัดผลการทำงานในทุกขั้นตอน
เพื่อให้ทราบถึงประสิทธิภาพและปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
รวมถึงใช้ข้อมูลที่ได้เป็นพื้นฐานในการปรับปรุง
·
การระบุโอกาสในการปรับปรุง
การปรับปรุงไม่จำเป็นต้องเกิดจากความผิดพลาดเสมอไป
แต่อาจมาจากการค้นพบวิธีการใหม่ๆ ที่ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น
การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้หรือการปรับปรุงวิธีการทำงาน
·
การใช้วงจร PDCA
องค์กรสามารถใช้วงจร PDCA
(Plan-Do-Check-Act) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
โดยเริ่มจากการวางแผน (Plan) ลงมือทำ (Do) ตรวจสอบผลลัพธ์ (Check) และนำผลที่ได้มาปรับปรุง (Act)
·
การสนับสนุนการมีส่วนร่วมของพนักงาน
องค์กรควรส่งเสริมให้พนักงานทุกระดับมีส่วนร่วมในการระบุปัญหาและเสนอแนวทางปรับปรุง
เพราะพนักงานที่ปฏิบัติงานในแต่ละส่วนมักจะเห็นปัญหาและวิธีการแก้ไขได้ดีกว่า
·
การจัดการกับข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะ
การรับฟังข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะจากลูกค้าเป็นช่องทางหนึ่งในการปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือบริการ
โดยข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปใช้พัฒนากระบวนการได้
·
การใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ
การปรับปรุงกระบวนการควรอิงจากข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง (Data-Driven)
เพื่อให้การตัดสินใจมีความแม่นยำและถูกต้องมากขึ้น
ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
·
การสร้างวัฒนธรรมการปรับปรุงในองค์กร
องค์กรควรปลูกฝังวัฒนธรรมการพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่องให้กับพนักงาน
โดยสนับสนุนให้ทุกคนมีแนวคิดในการปรับปรุงการทำงานอยู่เสมอ
6. การจัดทำเอกสาร
การจัดทำและบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ
เพื่อเป็นหลักฐานแสดงถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน
และเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละกระบวนการ
การจัดทำเอกสาร เป็นหลักการสำคัญของ
ISO
9001 ที่มุ่งเน้นให้กระบวนการทำงานต่างๆ
ถูกบันทึกและจัดเก็บเป็นเอกสารอย่างเป็นระบบ
เพื่อสร้างมาตรฐานในการดำเนินงานและเป็นหลักฐานแสดงถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐานคุณภาพ
นอกจากนี้ยังช่วยให้การสื่อสารและการฝึกอบรมมีความชัดเจนและตรวจสอบได้
แนวทางการจัดทำเอกสารตาม
ISO
9001
·
การกำหนดเอกสารที่จำเป็น
องค์กรต้องระบุเอกสารที่จำเป็นในการสนับสนุนกระบวนการสำคัญ เช่น
คู่มือการดำเนินงาน ข้อกำหนดเกี่ยวกับสินค้า หรือแบบฟอร์มที่ใช้ในการตรวจสอบคุณภาพ
·
การควบคุมเอกสาร
องค์กรต้องมีกระบวนการควบคุมเอกสารที่ชัดเจน เช่น
การกำหนดหมายเลขเวอร์ชัน การอนุมัติ
และการจัดเก็บเอกสารในสถานที่ที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายและถูกต้อง
·
การรักษาความถูกต้องและทันสมัยของเอกสาร
เอกสารทั้งหมดต้องมีการอัปเดตให้ทันสมัยและถูกต้องอยู่เสมอ
โดยมีการทบทวนและอนุมัติเอกสารก่อนการใช้งาน
เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เป็นปัจจุบัน
·
การบันทึกข้อมูลการดำเนินงาน
ในการดำเนินงานตามระบบคุณภาพ
องค์กรต้องมีการบันทึกข้อมูลผลการทำงานและผลการตรวจสอบ
เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบและประเมินผล เช่น รายงานการตรวจสอบคุณภาพ
การบันทึกการฝึกอบรม และรายงานการแก้ไขปัญหา
·
การเข้าถึงและแบ่งปันเอกสาร
เอกสารต้องสามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ
รวมถึงต้องมีการจัดการระบบแบ่งปันข้อมูลอย่างเหมาะสมเพื่อให้พนักงานทุกคนใช้เอกสารเดียวกันและเป็นปัจจุบัน
·
การจัดการเอกสารที่ล้าสมัย
เอกสารที่ถูกแทนที่หรือล้าสมัยแล้วต้องถูกระบุและจัดการอย่างเหมาะสม
เพื่อป้องกันการใช้งานเอกสารที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัยในการดำเนินงาน
·
การใช้เอกสารเพื่อสนับสนุนการปรับปรุง
ข้อมูลที่ได้จากเอกสาร เช่น ข้อผิดพลาดหรือปัญหาที่พบในการตรวจสอบ
สามารถนำมาใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงกระบวนการและพัฒนาคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง
ISO 9001 เป็นมาตรฐานที่ถูกพัฒนาและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและเทคโนโลยี
มาตรฐานนี้ได้รับการปรับปรุงหลายครั้ง
โดยแต่ละเวอร์ชันมีข้อแตกต่างที่สำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบบริหารคุณภาพ (QMS)
ในแต่ละยุคสมัย
เวอร์ชันต่างๆ ของ ISO 9001 และข้อแตกต่างหลัก
1. ISO 9001 1987
- ลักษณะ เวอร์ชันแรกของ ISO 9001 มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบการผลิตและการควบคุมคุณภาพ
เน้นการสร้างมาตรฐานการผลิตที่มีประสิทธิภาพในเชิงการผลิตอุตสาหกรรม
- ข้อจำกัด เน้นการผลิตแบบเดิมๆ
และขาดการพิจารณาการบริหารในด้านอื่นๆ ขององค์กร
2. ISO 9001 1994
- ลักษณะ มีการปรับปรุงให้รวมถึงข้อกำหนดเกี่ยวกับการป้องกันข้อผิดพลาดและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
เริ่มเน้นการสร้างกระบวนการควบคุมเชิงป้องกันมากขึ้น
- ข้อจำกัด ยังคงเน้นการตรวจสอบที่มุ่งเน้นไปที่กระบวนการผลิตและเอกสารมากกว่าการจัดการในองค์กรโดยรวม
3. ISO 9001 2000
- ลักษณะ เวอร์ชันนี้มีการปรับปรุงครั้งใหญ่
โดยการเปลี่ยนมุมมองจากการเน้นการตรวจสอบกระบวนการผลิตไปเป็นการบริหารจัดการทั้งองค์กร
มีการนำแนวคิดของ กระบวนการ และการ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มาใช้มากขึ้น
- ข้อแตกต่าง มุ่งเน้นการจัดการองค์กรในภาพรวม
ให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้า และการปรับปรุงระบบคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
(PDCA)
4. ISO 9001 2008
- ลักษณะ เป็นการปรับปรุงเวอร์ชันปี 2000 โดยเน้นไปที่การทำให้ข้อกำหนดชัดเจนขึ้นและสอดคล้องกับมาตรฐานอื่นๆ
ในระบบการบริหารคุณภาพ
- ข้อแตกต่าง ปรับปรุงและชี้แจงข้อกำหนดต่างๆ
ให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงในเชิงโครงสร้างใหญ่
5. ISO 9001 2015
- ลักษณะ เวอร์ชันล่าสุดที่มีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับการบริหารจัดการยุคใหม่
โดยเน้นการคิดตามความเสี่ยง (Risk-based thinking) มากขึ้น การมองภาพรวมเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
และการสร้างคุณค่าให้กับลูกค้า
- ข้อแตกต่าง
- การคิดตามความเสี่ยง มีการนำความเสี่ยงมาเป็นปัจจัยหลักในการกำหนดกลยุทธ์และกระบวนการทำงาน
- ผู้นำองค์กร เพิ่มบทบาทของผู้นำองค์กรให้มีความรับผิดชอบต่อระบบบริหารคุณภาพมากขึ้น
- ลดการเน้นเอกสาร ลดความจำเป็นในการจัดทำเอกสารให้น้อยลง
มุ่งเน้นการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพแทน
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ยังคงเป็นหัวใจสำคัญ
แต่เพิ่มการมุ่งเน้นในเรื่องการเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน
ข้อแตกต่างหลักระหว่างเวอร์ชันเก่าและใหม่
1. โครงสร้างการจัดการ
ISO 9001 2015 ใช้โครงสร้างที่สอดคล้องกับมาตรฐานอื่นๆ ของ ISO
เช่น ISO 14001 เพื่อให้องค์กรสามารถใช้ระบบบริหารจัดการหลายมาตรฐานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
2. การคิดตามความเสี่ยง
เวอร์ชัน 2015 เน้นเรื่องการจัดการความเสี่ยง
ซึ่งเวอร์ชันเก่าไม่มีความชัดเจนเท่านี้
องค์กรต้องพิจารณาความเสี่ยงและโอกาสในการดำเนินงาน
3. บทบาทของผู้นำ
ในเวอร์ชัน 2015 บทบาทของผู้นำองค์กรถูกเพิ่มความสำคัญอย่างมาก
ผู้นำต้องมีส่วนร่วมในทุกกระบวนการ ไม่ใช่แค่การอนุมัติเอกสาร
4. ความยืดหยุ่นในการจัดทำเอกสาร
เวอร์ชัน 2015 ลดข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับเอกสาร
ทำให้สามารถปรับใช้ระบบคุณภาพได้ง่ายขึ้น
การที่จะได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001 2015
นั้น องค์กรจำเป็นต้องผ่านกระบวนการหลายขั้นตอน
เพื่อให้แน่ใจว่าระบบการบริหารคุณภาพขององค์กรสอดคล้องกับข้อกำหนดของมาตรฐานดังกล่าว
โดยมีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
1. การเตรียมการภายในองค์กร
- ความมุ่งมั่นจากผู้บริหาร ผู้บริหารระดับสูงต้องมีความมุ่งมั่นที่จะนำมาตรฐาน
ISO 9001 2015 มาปรับใช้ในองค์กร
และสนับสนุนทรัพยากรที่จำเป็น เช่น บุคลากร การฝึกอบรม และงบประมาณ
- การตั้งทีมงาน ISO แต่งตั้งทีมงานที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญเพื่อเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินการเตรียมความพร้อม
เช่น การตรวจสอบกระบวนการ การจัดทำเอกสาร และการประเมินความเสี่ยง
- การศึกษามาตรฐาน ISO 9001 2015 ทีมงานควรศึกษาและทำความเข้าใจข้อกำหนดของ
ISO 9001 2015 เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานขององค์กรจะสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมด
2. การวิเคราะห์และจัดการกระบวนการภายในองค์กร
- การวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis) ตรวจสอบกระบวนการที่มีอยู่แล้วภายในองค์กรว่าตรงกับข้อกำหนดของ
ISO 9001 2015 หรือไม่ หากมีช่องว่างใดๆ
ต้องปรับปรุงหรือเพิ่มกระบวนการเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน
- การปรับปรุงกระบวนการและเอกสาร ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับข้อกำหนด
เช่น การจัดการตามกระบวนการ การคิดตามความเสี่ยง การจัดทำเอกสารที่จำเป็น
และการตรวจสอบคุณภาพ
- การระบุและประเมินความเสี่ยง จัดทำการประเมินความเสี่ยงและระบุโอกาสในการปรับปรุงตามแนวคิดการคิดตามความเสี่ยง
(Risk-based thinking)
3. การจัดทำเอกสารระบบคุณภาพ
(Quality Management System Documentation)
- การจัดทำคู่มือคุณภาพ (Quality Manual) คู่มือคุณภาพเป็นเอกสารที่อธิบายระบบการจัดการคุณภาพขององค์กร
โดยรวมถึงนโยบาย เป้าหมาย และโครงสร้างการดำเนินงาน
- การจัดทำระเบียบปฏิบัติและขั้นตอน (Procedures and
Work Instructions) ระบุขั้นตอนการดำเนินงานและมาตรฐานในกระบวนการต่างๆ
อย่างชัดเจน
- การควบคุมเอกสาร การจัดทำระบบควบคุมเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารทั้งหมดจะถูกตรวจสอบ
อัปเดต และแจกจ่ายให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง
4. การอบรมและสร้างความตระหนักรู้ให้กับพนักงาน
- การอบรมพนักงาน จัดอบรมพนักงานทุกระดับให้เข้าใจถึงระบบบริหารคุณภาพ
และบทบาทหน้าที่ของตนเองในกระบวนการบริหารคุณภาพ
- การสร้างความตระหนักรู้ ปลูกฝังแนวคิดเรื่องคุณภาพ
การคิดตามความเสี่ยง
และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องให้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร
5. การตรวจสอบภายใน (Internal
Audit)
- การตรวจสอบระบบ ดำเนินการตรวจสอบภายในโดยทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญ
เพื่อประเมินว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนด ISO 9001 2015 หรือไม่ และระบุจุดที่ต้องปรับปรุงก่อนการตรวจสอบจากภายนอก
- การแก้ไขปัญหา หากพบข้อบกพร่องหรือความไม่สอดคล้องในการตรวจสอบภายใน
องค์กรต้องดำเนินการแก้ไขปัญหาเหล่านั้นทันที
6. การตรวจประเมินจากหน่วยงานรับรอง
(Certification Body)
- การเลือกหน่วยงานรับรอง เลือกหน่วยงานที่มีความน่าเชื่อถือและได้รับการยอมรับในการตรวจประเมิน
ISO 9001 2015
- การตรวจประเมินเบื้องต้น (Stage 1 Audit) หน่วยงานรับรองจะมาตรวจสอบเอกสารและกระบวนการต่างๆ
เพื่อประเมินว่าองค์กรมีความพร้อมหรือไม่
- การตรวจประเมินครั้งที่สอง (Stage 2 Audit) หากองค์กรผ่านการประเมินเบื้องต้นแล้ว
หน่วยงานรับรองจะเข้ามาตรวจสอบกระบวนการทั้งหมดอย่างละเอียดอีกครั้ง
7. การได้รับการรับรอง ISO
9001 2015
- หากองค์กรผ่านการตรวจประเมินครั้งที่สองและแก้ไขปัญหาที่พบได้ตามกำหนดเวลา
องค์กรจะได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001 2015 อย่างเป็นทางการจากหน่วยงานรับรอง
8. การตรวจติดตามหลังการรับรอง
(Surveillance Audit)
- การตรวจติดตามประจำปี หน่วยงานรับรองจะเข้ามาตรวจสอบเป็นระยะทุกปี
เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรยังคงปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 9001 2015 อย่างต่อเนื่อง
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง องค์กรต้องมุ่งเน้นการปรับปรุงระบบบริหารคุณภาพอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาการรับรองและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
การรับรองมาตรฐาน ISO 9001 2015 มีประโยชน์มากมายสำหรับองค์กร
โดยสามารถสรุปได้ดังนี้
1. การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
- การปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ ISO 9001 2015 ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงคุณภาพสินค้าและบริการให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า
- การตอบสนองต่อข้อร้องเรียน ระบบบริหารคุณภาพช่วยให้สามารถจัดการข้อร้องเรียนจากลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. การพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงาน
- การจัดการตามกระบวนการ ISO 9001 2015 ส่งเสริมให้มีการจัดการที่มีระเบียบและมีประสิทธิภาพผ่านการวิเคราะห์กระบวนการ
- การคิดตามความเสี่ยง การใช้แนวคิดการคิดตามความเสี่ยงช่วยลดโอกาสการเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาด
3. การเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน
- การสร้างความน่าเชื่อถือ การได้รับการรับรอง ISO 9001 2015 เป็นการแสดงถึงความมุ่งมั่นในด้านคุณภาพ
ซึ่งช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นในตลาด
- การเข้าถึงตลาดใหม่ การมีมาตรฐาน ISO 9001 2015 ช่วยให้สามารถเข้าถึงตลาดที่ต้องการการรับรองคุณภาพ เช่น
ตลาดต่างประเทศ
4. การปรับปรุงการบริหารจัดการ
- การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ มาตรฐานนี้ช่วยให้มีการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนในองค์กร
- การสื่อสารภายในที่ดีขึ้น การจัดทำเอกสารและกระบวนการที่ชัดเจนช่วยให้การสื่อสารในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น
5. การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
- การจัดการเอกสารที่มีระเบียบ การควบคุมเอกสารอย่างมีระบบช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้กระบวนการทำงานมีความสม่ำเสมอ
- การจัดการกับปัญหาการผลิต การปรับปรุงกระบวนการตามการวิเคราะห์และการวัดผลช่วยให้แก้ไขปัญหาการผลิตได้รวดเร็ว
6. การสนับสนุนการพัฒนาและการฝึกอบรม
- การพัฒนาทักษะของพนักงาน การให้การฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบบริหารคุณภาพช่วยให้พนักงานมีความรู้และทักษะที่ดีขึ้น
- การสร้างวัฒนธรรมองค์กร มาตรฐาน ISO 9001 2015 ส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นคุณภาพและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
7. การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการความเสี่ยง
- การระบุและจัดการความเสี่ยง การคิดตามความเสี่ยงช่วยให้สามารถระบุและจัดการกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน
8. การส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- การปรับปรุงกระบวนการ การมุ่งเน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนาคุณภาพของผลิตภัณฑ์และบริการอยู่เสมอ
- การใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ การวิเคราะห์ข้อมูลช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการมีความแม่นยำมากขึ้น
9. การสร้างความเชื่อมั่นในองค์กร
- การเพิ่มความเชื่อถือจากลูกค้าและคู่ค้า การมีการรับรอง ISO 9001 2015 ช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นจากลูกค้าและคู่ค้าในด้านคุณภาพขององค์กร
การได้รับการรับรอง ISO 9001 2015 ช่วยให้องค์กรมีระบบการบริหารคุณภาพที่มีประสิทธิภาพและยั่งยืน
ซึ่งส่งผลให้สามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ปรับปรุงกระบวนการภายใน
และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น