Business Continuity Management System หรือ BCMS ISO 22301

 ISO 22301 คือมาตรฐานสากลที่กำหนดแนวทางและข้อกำหนดสำหรับการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System หรือ BCMS) ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมความพร้อมและตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่อาจทำให้การดำเนินงานหยุดชะงักได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือวิกฤติอื่น ๆ

ลองนึกภาพว่าองค์กรของคุณเป็นโรงงานที่ผลิตสินค้าและมีสายการผลิตที่สำคัญมาก สายการผลิตนี้เปรียบเสมือน "หัวใจ" ของธุรกิจ หากเกิดเหตุการณ์ใดที่ทำให้สายการผลิตนี้หยุดชะงัก เช่น ไฟฟ้าดับ หรือภัยธรรมชาติ อาจส่งผลให้ธุรกิจต้องหยุดทำงาน สูญเสียรายได้ และเสียความน่าเชื่อถือในตลาด

ISO 22301 เหมือนกับการสร้าง "แผนสำรอง" ที่มีการวางแผนและเตรียมความพร้อมอย่างรอบคอบ โดยมีการจัดทำขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อป้องกันความเสียหาย และฟื้นฟูธุรกิจอย่างรวดเร็วเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด เป้าหมายคือทำให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องหรือสามารถกลับมาดำเนินงานได้ในเวลาที่สั้นที่สุดหลังจากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด

องค์ประกอบสำคัญของ ISO 22301

1.      การระบุและการวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Identification and Analysis)

o   การระบุปัจจัยต่าง ๆ ที่อาจทำให้องค์กรหยุดชะงัก เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม การโจมตีทางไซเบอร์ และอื่น ๆ

o   การวิเคราะห์ผลกระทบและประเมินความรุนแรงของแต่ละความเสี่ยง

2.      การวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Planning)

o   การสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) ที่ระบุวิธีการตอบสนองและฟื้นฟูจากเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น เช่น การหาทางเลือกสำหรับการผลิตที่สำรองหรือการสื่อสารกับลูกค้าเมื่อเกิดเหตุการณ์วิกฤต

3.      การทดสอบและฝึกฝน (Testing and Training)

o   การทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจผ่านการซ้อมสถานการณ์ต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนมีประสิทธิภาพ

o   การฝึกฝนบุคลากรให้พร้อมที่จะตอบสนองเมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน

4.      การติดตามและปรับปรุง (Monitoring and Improvement)

o   การติดตามผลการดำเนินงานและปรับปรุงแผนตามผลการทดสอบและประสบการณ์จากเหตุการณ์จริง

เมื่อองค์กรนำ ISO 22301 มาปรับใช้ องค์กรจะสามารถ

• มีระบบการจัดการความเสี่ยงที่เข้มแข็ง ทำให้องค์กรสามารถป้องกันและลดผลกระทบจากเหตุการณ์ที่อาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงักได้
• สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและผู้ถือหุ้นว่าธุรกิจขององค์กรมีความพร้อมในการรับมือกับสถานการณ์วิกฤต
• เพิ่มความยั่งยืนและความยืดหยุ่นให้กับองค์กรในระยะยาว

 

มาตรฐาน ISO 22301 ซึ่งเป็นมาตรฐานสากลที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System หรือ BCMS) ได้รับการปรับปรุงและเผยแพร่ในเวอร์ชันต่าง ๆ ตามระยะเวลาที่ผ่านมาเพื่อให้ทันสมัยและสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนี้

1. ISO 22301 2012

• เผยแพร่ครั้งแรก  มาตรฐาน ISO 22301 ได้รับการเผยแพร่ครั้งแรกในเดือนพฤษภาคม 2012 โดยเป็นมาตรฐานแรกที่กำหนดแนวทางและข้อกำหนดสำหรับการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ
• เนื้อหาหลัก  มาตรฐานนี้เน้นการสร้างความสามารถในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องภายใต้สถานการณ์ฉุกเฉินหรือตอนที่มีความเสี่ยงสูง โดยครอบคลุมการวางแผน การเตรียมพร้อม การดำเนินการ และการฟื้นฟู

2. ISO 22301 2019

• การปรับปรุง  มาตรฐาน ISO 22301 ได้รับการปรับปรุงในเดือนตุลาคม 2019 เพื่อให้ทันสมัยและสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในปัจจุบัน
• เนื้อหาหลักที่ปรับปรุง
• การลดความซับซ้อนของข้อกำหนดและการปรับปรุงภาษาให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เพื่อให้องค์กรนำไปปรับใช้ได้ง่าย
• การปรับปรุงเกี่ยวกับข้อกำหนดทางด้านเอกสาร (Documentation requirements) โดยเน้นการจัดทำเอกสารเท่าที่จำเป็น
• การเน้นความสำคัญของบริบทองค์กร (Context of the organization) และความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการพัฒนาระบบ BCMS
• การรวมข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการประเมินความเสี่ยงและโอกาส (Risk and opportunities assessment) เข้าไปในกระบวนการวางแผน

ความแตกต่างระหว่างเวอร์ชัน 2012 และ 2019

• การจัดการเอกสาร  เวอร์ชัน 2019 ลดความซับซ้อนและยืดหยุ่นในการจัดการเอกสารมากขึ้น ทำให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติที่สำคัญแทนการสร้างเอกสารจำนวนมาก
• การเน้นบริบทขององค์กร  เวอร์ชัน 2019 ให้ความสำคัญกับการประเมินบริบทขององค์กร และความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากขึ้น เพื่อให้การจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจมีความสอดคล้องกับความต้องการและสถานการณ์เฉพาะขององค์กร

 

 

มาตรฐาน ISO 22301 มีประโยชน์หลายประการที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยประโยชน์หลักๆ มีดังนี้

1.      การเตรียมความพร้อม  ช่วยให้องค์กรมีการวางแผนและเตรียมความพร้อมในการจัดการกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ หรือการหยุดชะงักในการดำเนินงาน

2.      การจัดการความเสี่ยง  ช่วยในการระบุ ประเมิน และจัดการความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

3.      การฟื้นฟูอย่างรวดเร็ว  เมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงาน มาตรฐานนี้ช่วยให้องค์กรสามารถฟื้นฟูการทำงานได้อย่างรวดเร็ว ลดระยะเวลาในการสูญเสียรายได้

4.      การเพิ่มความเชื่อมั่น  การได้รับการรับรองตามมาตรฐาน ISO 22301 จะแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นขององค์กรในการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ ซึ่งจะสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

5.      การปรับปรุงภาพลักษณ์และการแข่งขัน  การปฏิบัติตามมาตรฐานนี้สามารถช่วยให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดี โดยแสดงให้เห็นถึงมาตรฐานและความรับผิดชอบในการดำเนินธุรกิจ

6.      การสื่อสารที่ดีขึ้น  มาตรฐานนี้มีกรอบการทำงานที่ชัดเจน ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถสื่อสารและประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น

7.      ความสามารถในการตรวจสอบและปรับปรุง  การมีระบบการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ได้มาตรฐานช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการจัดการความเสี่ยงและความต่อเนื่องได้อย่างมีระบบ

8.      ความสามารถในการเชื่อมโยงกับมาตรฐานอื่นๆ  ISO 22301 มีโครงสร้างสูง (HLS) ที่สามารถเชื่อมโยงกับมาตรฐาน ISO อื่นๆ เช่น ISO 9001 (การจัดการคุณภาพ) และ ISO 14001 (การจัดการสิ่งแวดล้อม) ทำให้องค์กรสามารถพัฒนาระบบการบริหารจัดการที่รวมกันได้ง่ายขึ้น

 

การนำ ISO 22301 มาปรับใช้ในองค์กรมีขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

1. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)

• วิเคราะห์และระบุความเสี่ยงที่อาจทำให้องค์กรหยุดชะงัก เช่น ความเสี่ยงจากภัยธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือปัญหาภายในองค์กร
• ประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงเหล่านั้น

2. การวางแผนและการออกแบบ (Planning and Design)

• จัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Plan หรือ BCP) โดยระบุแนวทางในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น
• กำหนดเป้าหมายของการฟื้นฟูธุรกิจหลังจากเกิดเหตุการณ์

3. การดำเนินการ (Implementation)

• นำแผน BCP ที่พัฒนาไปแล้วมาปรับใช้ในองค์กร
• จัดตั้งทีมงานที่รับผิดชอบในแต่ละส่วนของแผน รวมถึงการอบรมและฝึกฝนบุคลากรที่เกี่ยวข้อง

4. การทดสอบและการตรวจสอบ (Testing and Exercising)

• ทดสอบแผน BCP อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าแผนยังคงมีประสิทธิภาพ
• ตรวจสอบและประเมินผลการดำเนินงานของแผน เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุง

5. การติดตามและการปรับปรุง (Monitoring and Improvement)

• ติดตามผลการดำเนินงานของ BCMS และทำการปรับปรุงตามผลการตรวจสอบและการทดสอบ
• ทำการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้มั่นใจว่าแผนและกระบวนการยังคงสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

6. การรับรองและการตรวจสอบ (Certification and Audit)

• หากต้องการได้รับการรับรอง ISO 22301 องค์กรต้องผ่านการตรวจสอบจากหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง เพื่อยืนยันว่าองค์กรได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐานนี้อย่างถูกต้อง

การนำ ISO 22301 มาปรับใช้จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกับความเสี่ยงและเหตุการณ์ที่อาจทำให้การดำเนินงานหยุดชะงักได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดผลกระทบและฟื้นฟูธุรกิจได้เร็วขึ้น รวมถึงสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าและผู้ถือหุ้น

การขอการรับรองมาตรฐาน ISO 22301 2019 ซึ่งเป็นมาตรฐานสำหรับการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System หรือ BCMS) นั้น เป็นกระบวนการที่ต้องผ่านการประเมินจากหน่วยงานรับรองที่ได้รับการรับรอง (Certification Body) โดยมีขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

1. การเตรียมความพร้อม (Preparation)

• การศึกษาและทำความเข้าใจมาตรฐาน  ศึกษาและทำความเข้าใจข้อกำหนดของ ISO 22301 2019 เพื่อให้ทราบถึงสิ่งที่องค์กรต้องทำเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน
• การฝึกอบรม  อบรมพนักงานและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจถึงมาตรฐานและบทบาทของตนในการดำเนินการตามมาตรฐานนี้
• การวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis)  วิเคราะห์ช่องว่างระหว่างสถานะปัจจุบันขององค์กรกับข้อกำหนดของมาตรฐาน เพื่อหาจุดที่ต้องปรับปรุง

2. การจัดตั้งและดำเนินการระบบ BCMS

• การจัดทำเอกสาร  จัดทำเอกสารที่จำเป็นตามข้อกำหนดของมาตรฐาน เช่น นโยบายการบริหารจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) ขั้นตอนการทำงาน และการบันทึกต่าง ๆ
• การนำระบบไปปฏิบัติ  นำระบบ BCMS ไปปรับใช้ในองค์กร รวมถึงการอบรมและฝึกซ้อมเพื่อเตรียมความพร้อม
• การทดสอบและปรับปรุง  ทดสอบระบบ BCMS ผ่านการซ้อมและตรวจสอบเพื่อหาจุดที่ควรปรับปรุง

3. การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit)

• ทำการตรวจสอบภายในเพื่อตรวจสอบว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดของ ISO 22301 2019 และเพื่อประเมินความพร้อมก่อนการตรวจสอบจากหน่วยงานรับรอง

4. การขอการรับรอง (Certification)

• การเลือกหน่วยงานรับรอง  เลือกหน่วยงานรับรองที่ได้รับการยอมรับและมีความเชี่ยวชาญในการตรวจประเมินตามมาตรฐาน ISO 22301 2019
• การตรวจประเมินระยะแรก (Stage 1 Audit)  หน่วยงานรับรองจะทำการตรวจสอบเอกสารและประเมินความพร้อมเบื้องต้นของระบบ BCMS ในองค์กร
• การตรวจประเมินระยะที่สอง (Stage 2 Audit)  หน่วยงานรับรองจะทำการตรวจสอบระบบ BCMS ทั้งหมดในองค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ ISO 22301 2019 อย่างสมบูรณ์
• การตัดสินผลการตรวจประเมิน  หากองค์กรผ่านการตรวจประเมิน หน่วยงานรับรองจะออกใบรับรองมาตรฐาน ISO 22301 2019 ให้กับองค์กร

5. การติดตามและการตรวจประเมินเป็นระยะ (Surveillance Audit)

• หลังจากได้รับการรับรอง องค์กรจะต้องได้รับการตรวจประเมินเป็นระยะจากหน่วยงานรับรอง เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐาน

6. การต่ออายุใบรับรอง (Recertification)

• ใบรับรองมาตรฐาน ISO 22301 2019 จะมีอายุประมาณ 3 ปี หลังจากนั้นองค์กรจะต้องผ่านการตรวจประเมินใหม่เพื่อรับใบรับรองต่อไป